מספר הקצאה לחשבונית (חשבוניות ישראל): מדריך למשלחים ולעמילי מכס

מה זה מספר הקצאה?

מספר הקצאה הוא מספר שרשות המסים מנפיקה לחשבונית מס מסוימת, ברגע שהעסק המנפיק מדווח עליה. המספר מודפס על החשבונית, והלקוח שמקבל אותה צריך אותו כדי לקזז את המע"מ שבה. חשבונית מעל הסף שאין עליה מספר הקצאה אינה מאפשרת לקוח לקזז את המע"מ.

המטרה של הרפורמה היא לצמצם שימוש בחשבוניות פיקטיביות: רשות המסים יודעת על כל חשבונית גדולה ברגע ההפקה, ויכולה לעכב חשבונית חשודה עוד לפני שהיא משמשת לקיזוז.

מתי חשבונית חייבת במספר הקצאה

החובה חלה על חשבונית מס (וחשבונית מס/קבלה) שמופקת ללקוח שהוא עוסק מורשה, כשיש בה מע"מ וכשהסכום לפני מע"מ מגיע לסף. הסף יורד בהדרגה:

• בשנת 2025: חשבוניות מ-20,000 ₪ לפני מע"מ.
• מ-1 בינואר 2026: חשבוניות מ-10,000 ₪ לפני מע"מ.
• מ-1 ביוני 2026: חשבוניות מ-5,000 ₪ לפני מע"מ.

למה זה נוגע במיוחד למשלחים ולעמילי מכס

חשבון של משרד שילוח או עמילות מכס מרכז בדרך כלל כמה סוגי חיובים: עמלות השירות, דמי הובלה בינלאומית ומקומית, אגרות נמל ושחרור, והוצאות ששולמו בשם הלקוח. גם תיק בינוני חוצה בקלות סף של 5,000 ₪, ולכן כמעט כל חשבונית ללקוח עסקי צריכה מספר הקצאה.

משמעות הדבר היא שהבקשה למספר הקצאה צריכה להיות חלק אוטומטי מהפקת החשבונית, ולא משימה ידנית שמישהו עושה אחר כך באתר רשות המסים.

איך מקבלים מספר הקצאה

יש שתי דרכים. הראשונה ידנית: נכנסים לאזור האישי באתר רשות המסים, מזינים את פרטי החשבונית ומקבלים מספר. השנייה אוטומטית: תוכנת הנהלת החשבונות של העסק מחוברת לרשות המסים ומבקשת את המספר בעצמה, ברגע הפקת החשבונית.

בחיבור האוטומטי העסק מאשר פעם אחת, באתר רשות המסים, שהתוכנה רשאית לבקש מספרים בשמו. מאותו רגע כל חשבונית שעוברת את הסף נשלחת לבקשה, והמספר שמתקבל מודפס על החשבונית המקורית. על החשבונית מודפסות תשע הספרות האחרונות של מספר האישור.

מה עושים כשחשבונית מעוכבת

לפעמים רשות המסים לא מנפיקה מספר מיד, אלא מעכבת את החשבונית לבדיקה, למשל כשפרטי הלקוח לא תואמים או כשיש חשד לחריגה. במקרה כזה העסק צריך להחליט אם לבטל את החשבונית, להמשיך בלי מספר הקצאה או לבקש בירור. חשוב שהמערכת תציג את סיבת העיכוב כפי שרשות המסים מסרה אותה, ותאפשר לבקש שוב או להזין מספר שהתקבל ידנית.

מספר הקצאה ב-Corso

ב-Corso החשבונית מופקת ישירות מהתיק, וכשהמשרד מחובר לרשות המסים מספר ההקצאה מתבקש אוטומטית ברגע ההפקה ומודפס על החשבונית המקורית. חשבונית שמתחת לסף או ללקוח בלי מספר עוסק מסומנת כפטורה, חשבונית שנכשלה מציגה את הסיבה, ותמיד אפשר לבקש שוב או להזין את המספר ידנית. סף החובה הוא הגדרה של המשרד, כך שהירידה לסף הבא היא שינוי אחד בהגדרות.