איך לבחור מערכת ERP לעמילות מכס ושילוח בינלאומי: צ'קליסט

למה מערכת אחת ולא כמה

כל מעבר בין מערכות הוא הקלדה כפולה, ובכל הקלדה כפולה יש טעות. כשהצעת המחיר, המשלוח, תיק המכס, החשבונית וההובלה ללקוח יושבים באותה מערכת, הנתונים עוברים הלאה לבד: הצעה שאושרה הופכת למשלוח, המשלוח פותח תיק מכס, והתיק מגיע לגבייה עם כל העמלות וההוצאות שלו.

עמילות מכס

הליבה של המשרד. כאן ההבדלים בין המערכות הם הגדולים ביותר.

• חיבור ישיר לממשק החדש של שער עולמי: שאילתות סטטוס, חישוב מסים, צרופות והצהרות.
• קליטת מסמכים אוטומטית: האם המערכת מזהה, מפצלת ומחלצת נתונים מחשבונות, רשימות אריזה ושטרי מטען?
• סיווג: תעריף מכס עדכני, יחידות מידה מספר המכס, היסטוריית סיווג לפי מוצר והסכמי סחר.
• עבודה בתחנות: חלוקת משימות בין רפרנט, מסווג ומבקר מסמכים, עם תמונת מצב למנהל.
• ביקורת לפני שידור: בדיקת שדות חובה, התאמה בין מסמכים והיתרים חסרים.

שילוח בינלאומי

• הצעות מחיר מהירות, רצוי ישירות מהמייל של הלקוח, עם גרסאות ושערי מטבע.
• ניהול משלוח עם אבני דרך מתוכננות מול בפועל, ימים חופשיים בנמל וחותמות זמן.
• רשימת מסמכים נדרשים לכל משלוח, לפי סוג ההובלה.
• קטלוג מובילים וסוכנים, ופתיחת תיק מכס מהמשלוח בלחיצה.

גבייה והנהלת חשבונות

• חשבוניות מס, חשבונות עסקה, קבלות וזיכויים שמופקים ישירות מהתיק.
• חיבור לרשות המסים לקבלת מספר הקצאה אוטומטית (חשבוניות ישראל).
• ייצוא במבנה אחיד, כנדרש מתוכנה שמפיקה מסמכים חשבונאיים.
• מחירון כללי ומחירים לפי לקוח, מסגרות אשראי והתראות על חוב פתוח.
• כרטסת לקוח עם יתרה, גיול חובות ואשראי פנוי.

הובלה יבשתית והפצה

• הצעות מחיר להובלה לפי מחירון קבוע או לפי ק"מ ושעות.
• ניהול הובלות: תיאום, נהג ומשאית, סטטוס ואישור מסירה.
• יצירת הובלה ישירות מתיק המכס או מהמשלוח, עם כתובות ומכולות.

טכנולוגיה, אבטחה והטמעה

• מערכת בענן שעובדת מכל מקום, בלי שרתים במשרד.
• הרשאות לפי תפקיד ומחלקה, והפרדה מלאה בין ארגונים.
• שמירה מאובטחת של פרטי ההזדהות מול המכס ורשות המסים.
• ממשק בעברית, מימין לשמאל, שנבנה למשרד ישראלי.
• תהליך הטמעה מלווה וייבוא נתונים מהמערכת הקודמת.
• תמחור שקוף: האם משלמים לפי משתמש, לפי תיק או לפי שימוש, ומה קורה בחודש עמוס.

שאלות לשאול כל ספק

בקשו הדגמה על תיק אמיתי שלכם, לא על נתוני דוגמה. שאלו כמה זמן לוקח לפתוח תיק מאפס, מה קורה כשהמכס דוחה הצהרה, איך מתבצע המעבר מהמערכת הנוכחית ומי מלווה אתכם בחודש הראשון. ובקשו לראות את המחיר המלא, כולל מודולים, משתמשים ושימוש.

Corso: ארבעה מודולים, מערכת אחת

Corso היא מערכת ERP בענן לעמילי מכס ולמשלחים בינלאומיים, עם ארבעה מודולים שנרכשים כל אחד בנפרד: שילוח בינלאומי, עמילות מכס, גבייה והנהלת חשבונות, והפצה והובלה. כל מודול עובד לבד, וכשמשלבים אותם הנתונים עוברים ביניהם אוטומטית, מהצעת המחיר ועד אישור המסירה.